個人情報の取扱いについて - 九州エリアのマンション管理は長谷工コミュニティ九州へ

１．利用目的について

当社は、マンション・ビルの管理関連事業及びリフォーム関連事業を行うことに伴い、事業遂行上必要となるお客様等のお名前・ご住所・生年月日・性別・電話番号・E-mailアドレス・勤務先・役職などの個人情報を取得しますが（なお、お客様等のご要望に即したサービスを提供する等の目的で、これら以外の個人情報を取得する場合がありますが、こうした場合は一部の必須項目を除き、お客様ご自身の意思に従って情報提供していただきます。）、これらの個人情報は下記の利用目的の範囲内でのみ利用し、下記の利用目的の範囲外の目的では使用しません。
また、当社は、上記事業に関する業務を円滑に進めるため、業務の一部を委託し、業務委託先に対して、適正かつ適法な手続に従い、必要な範囲で個人情報を提供することがありますが、この場合、当社はこれらの業務委託先との間で｢個人情報の保護に関する覚書｣の締結を始め、適正に監督及び管理を行います。

利用目的

• マンション・ビル管理並びに建設工事の工事監理等コンサルティング業務及び請負に関する契約履行のため。
• 緊急時の連絡・対応を実施するため。
  なお、アウル２４センターまたはコンタクトセンターへの電話による緊急問い合わせなどに対しましては、その対応を安全・確実にするため、音声録音を実施しておりますので、ご了承下さい。
• 専有部のメンテナンス・機器の取り付け・修理及び斡旋並びに販売に関する契約の履行。これらに関する情報・サービスの提供のため。
• レンタルオフィスの運営業務のため。
• 不動産の管理等の業務、及び不動産の賃貸・売買の代理・仲介の取引等に関する契約の履行、情報サービス提供のため。
• 当社の業務、取扱い商品、サービス等に関するお客様の個人情報や閲覧履歴、購買履歴、行動履歴等のデータを調査、分析し、広告配信、商品・サービスの企画・開発、お客様へのサービス向上、その他お客様に合わせたサービスの提供。
• 各保険会社の委託を受けて行う各社損害保険、生命保険及びこれらに付帯・関連するサービス業務の為に利用（*）
  （*）なお、当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの会社のホームページに記載してあります。

  • あいおいニッセイ同和損害保険株式会社

    （https://www.aioinissaydowa.co.jp）

  • 損害保険ジャパン株式会社

    （https://www.sjnk.co.jp）

  • ＡＩＧ損害保険株式会社

    （https://www.aig.co.jp/sonpo）

  • 東京海上日動火災保険株式会社

    （https://www.tokiomarine-nichido.co.jp）

  • 三井住友海上火災保険株式会社

    （https://www.ms-ins.com）

• ２．個人情報の共同利用に記載されている者との共同利用

２．個人情報の共同利用

当社は、書面、Ｅ-mail、口頭等で取得した個人データを、以下の相手先と共同利用させていただく場合があります。

• 新築マンション販売等における売主及び販売会社
  （イ）共同利用する 個人情報の項目
  氏名、住所、電話番号、その他上記１．「利用目的について」の（１）の利用目的に必要な範囲の項目
  （ロ）共同利用の目的
  上記１.「利用目的について」の利用目的（１）に記載の通り
• 長谷工グループ各社
  （イ）共同利用する 個人情報の項目
  長谷工グループ各社が下記（ロ）に記載する利用目的の達成に必要とする、氏名、住所、電話番号、Ｅ-mailアドレス、購買履歴、その他取引で取得する情報、Web・SNS等の閲覧履歴、行動履歴等
  （ロ）共同利用の目的
  ・建築並びに建設工事の企画、設計、監理等コンサルティング業務及び請負に関する情報・サービスの提供、及び郵便物、電話、Ｅ-mail等による営業活動のため
  ・不動産の売買、仲介、賃貸、管理等の取引に関する情報・サービスの提供、及び郵便物、電話、Ｅ-mail等による営業活動のため
  ・家具・建設用資機材等の製造・販売に関する情報・サービス提供、及び郵便物、電話、Ｅ-mail等による営業活動のため
  ・高齢者住宅並びに介護等に関する情報・サービス提供、及び郵便物、電話、Ｅ-mail等による営業活動のため
  ・その他長谷工グループ各社又はその業務提携先事業者の業務、取扱い商品、サービス、各種イベント・キャンペーン、会員制サービス等に関する情報提供、提案又は紹介、及び郵便物、電話、Ｅ-mail等による営業活動のため
  ・長谷工グループ各社の業務、取扱い商品、サービス等に関するお客様の個人情報や閲覧履歴、購買履歴、行動履歴等のデータを調査、分析し、広告配信、商品・サービスの企画・開発、お客様へのサービス向上、その他お客様に合わせたサービス提供に利用するため
  （ハ）共同利用の管理責任者
  福岡市博多区博多駅前１－２１－２８
  株式会社長谷工コミュニティ九州
  代表取締役社長 北田 浩一

３．保有個人データの安全管理の為に講じた措置

• 基本方針の策定
  個人データの適正な取扱の確保の為に、「関係法令・ガイドライン等の遵守」「質問及び苦情処理の窓口」等について、基本方針を策定しています。
• 個人データの取扱いに関する規定の整備
  取得、利用、保存、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について、社内規定を策定しています。
• 組織的安全管理措置
  ①各部門に個人情報取扱責任者を設置するとともに、当該部門が取扱う個人情報を明確化しています。また、個人情報保護法や社内規定に違反する行為の発生または、その兆候を把握した場合の個人情報保護管理者への報告連絡体制を整備しています。
  ②個人情報の管理状況につき、定期的に内部監査を実施しています。
• 人的安全管理措置
  従業者に対して個人情報保護の重要性を理解させ、継続的かつ定期的に教育・啓蒙を行っています。
• 物理的安全管理措置
  ①個人情報等を取扱う重要な情報システムを管理する区域と、その他の個人情報を取扱う区域を、各々適切に管理しています。
  ②個人情報を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失等を防止する為の措置を講じるとともに、事業所内での移動等も含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう安全な方策を講じています。
• 技術的安全管理措置
  ①アクセス制御を実施して、担当者及び取扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
  ②個人データを取扱う情報システムを、外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウエアから保護する仕組みを導入しています。
• 外的環境の把握
  外国において個人データを取扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、個人データの安全管理の為に必要かつ適切な措置を講じています。

４．開示の手続きについて

当社が保有するご本人の保有個人データ（特定個人情報を含む、以下同じ）に関して、ご本人自身の情報の開示、第三者提供の記録・第三者提供を受けた記録の開示、または利用目的の通知（以下、「開示等」という。）を希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、法令に従い遅滞なく 開示等を行います。

５．訂正等の手続き

当社が保有するご本人の保有個人データに関して、ご本人自身の情報の内容について訂正、追加または削除を希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、事実と異なる内容がある場合には、法令に従い、情報の訂正、追加または削除をします。

６．利用停止・消去

当社が保有するご本人の保有個人データに関して、ご本人自身の情報の利用停止、第三者提供の停止または消去（以下、「利用停止等」という。）を希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、その請求に理由があることが判明したときは、法令に従い、遅滞なく利用停止等を行います。
これらの情報の一部または全部を利用停止等した場合、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがあります。(なお、関係法令に基づき保有しております情報については、利用停止等のお申し出に応じられない場合があります。)

７．開示等の受付方法・窓口

当社は、ご本人から、保有個人データに関する上記４、５、６（以下、上記４、５、６を併せて「開示等請求」という。）のお申し出は、以下８に記載の方法にて受付けます。なお、この方法によらない開示等請求には応じられない場合がありますので、ご了承ください。

８．受付手続

下記の受付窓口まで、当社所定の個人情報開示等請求書(当社ホームページに掲載)を記入のうえ、必要書類を同封して、郵送にてお申込みください(郵送料は請求者のご負担となります)。下記方法により、ご本人(または代理人)であることを確認したうえで、書面の交付により回答いたします（ご本人が請求された場合には、電磁的記録にて提供します。但し、電磁的記録の提供に多額の費用を要する場合やその他電磁的記録による開示が困難である場合は、書面の交付といたします）。
なお、開示等請求のうち、上記４については、１件につき1,000円(消費税込)の手数料をお支払いただきます。

９．個人情報の取扱いに関するご意見及びご相談窓口

お客様の個人情報開示等請求関係のお申出、個人情報の取扱いに関するお問合せ、ご相談、苦情、長谷工コーポレーショングループでの共同利用に関するお問い合わせ等の当社窓口は下記の通りです。

問い合せ先：株式会社長谷工コミュニティ九州 業務推進部
住 所：〒812-0011 福岡県福岡市博多区博多駅前 1-21-28 いちご博多駅前スクエア
電 話：092-477-3939
受付時間：月曜日～金曜日 9:00～12:00、13:00～17:30
（祝祭日及び年末年始、ＧＷ、夏季休業期間は除きます。）

• 「個人情報開示等請求書」PDFファイル（137KB）
  ※開示請求書のPDFファイルをご覧になるにはAcrobat Readerが必要です。
  ダウンロードされる方は、こちらをクリックして下さい。

１．関係法令・ガイドライン等の遵守について

当社は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）の取り扱いに関し、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（マイナンバー法）」及び「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン（事業者編）」、並びに「個人情報の保護に関する法律」を遵守します。

２．安全管理措置に関する事項について

当社は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のために、別途「個人番号及び特定個人情報取扱規程」を定め、これを遵守します。

３．継続的改善について

当社は、特定個人情報等の取り扱いを継続的に改善するよう努めます。