収納専門家監修｜番外編1　パソコンのファイル整理術！重要な「3つのルール」とは？｜長谷工の会員サービス「ブランシエラクラブ」

どうしてファイルを整理した方がよいのか、まずはよく考えてみて！

「パソコンのファイルを整理した方がよい」ってことは、なんとなくは分かっているわよね。でも、どうして整理する必要があるのか分かっているかしら？
パソコンのファイルの整理には、大きく分けて2つの意義があるの。効率よく作業を行うことができるということと、ミスの防止につながるということ。

これは、仕事で使うパソコンだけじゃなく、家庭のパソコンでも同じことよ。
特に家庭のパソコンは、家族みんなで使うことも多いから、気付いたら大量のファイルでデスクトップがぐちゃぐちゃ…っていうことになりやすいの。そうならないためにも、しっかりルールを作っておく必要があるのよ。

さて。具体的な整理方法の前に、まずはパソコンのファイルを整理するメリットについて詳しく解説するわね。

作業の効率化

パソコンのファイルを整理するメリットの1つが、作業の効率化よ。たとえば、パソコンのデスクトップが、たくさんのファイルでぐちゃぐちゃになっている人、いるわよね。そんな状態で、使いたいデータがすぐに探せるかしら？おそらく、こういった人の多くは、必要なファイルを見つけるのに時間がかかってしまうわね。

一方、仕事のできる人のパソコンは、デスクトップがすっきりして、ファイルがきちんと整理されている場合が多いの。だから、必要なときにすぐ使いたいデータを出せるのよ。

整理ができていない人とできている人の、ファイル探しの時間の違いなんて、ほんの少しと思うでしょう？でも、積み重なると、結構なタイムロスになるのよ。

ミスの防止

ファイルを整理するメリットの2つ目が、データ削除をはじめとするミスの防止ね。必要なデータのファイルをどこに保存したか分からなくなって、紛失してしまったってことはない？ファイルの整理ができていない人には、ありがちなことなの。

紛失しただけなら、時間をかけて探せば見つかる可能性もあるわよね。だけど、ファイルをどのフォルダに保存したか分からない状態で、うっかりフォルダごと削除してしまったら、大変なことになるわ。そうならないためにも、パソコンのファイルの整理は大切なのよ。

ファイル名やフォルダ管理にルールを設けるべし！

それでは、パソコンのファイルについて、具体的な整理の仕方を教えるわね。まずは、管理するときのルールを決めるところから始めるの。大きく分けて3つのルールを決めましょう。こうすることで、ファイルがすっきり整理できるようになるわよ。

①ファイル名のルール

パソコンのファイルがごちゃごちゃになる原因の1つに、「ファイルの名前の付け方」があるの。あるときは日本語で、あるときはアルファベットで…というように、ファイル名の付け方がバラバラだと、管理が難しくなってしまうのよ。だから、ファイル名の付け方にルールを設けておくといいわね。

一般的なのは、日付・属性・内容でファイル名を付ける方法ね。たとえば、2020年5月20日に作ったパエリアのレシピのデータだとすると、「200520_レシピ_パエリア」というファイル名にするの。

この場合、「日付の年にあたる数字は、西暦の下2桁を使う」というように事前にルールを決めておくのよ。あと、月日に使用する数字は必ず2桁になるようにするというのもポイント！5月の場合は、「05」というようにね。こうすると、日付は6桁で統一されるでしょう？これなら、ファイルは、自然と日付の順番に並ぶわよ。

あと、属性や内容にあたる部分は、具体的に、イメージしやすいネーミングにすること。
「その他」とか「○○系」「○○等」といった曖昧な言葉のファイルは、収納でいうと「ちょい置きボックス」みたいなもの。結局きちんと分類できず、情報のたまり場になってしまうので、曖昧な言葉は使わないようにしましょう。
また、日本語にするのか英語なのかアルファベット表記なのか、これもルールとして決めておくとよいわね。

②つなぎの記号のルール

さっき設定したファイル名には、日付や属性、内容の間につなぎとなる記号を挿入していたでしょう？この場合は、_（アンダーバー）ね。
記号を使うと、ファイル名の意味が明確に分かって使いやすいの。一般的なのは、_（アンダーバー）と-（ハイフン）かしらね。どの記号を使うのかも、ルールとして決めておいた方がいいわ。

こんな風にファイル名のルールを決めたら、今パソコンに保存してあるファイルを、ルールにならって変更しましょう。ファイル名の変更には時間がかかるから、ショートカットキーを使って効率よく進めていくとよいわね。名前を変更したいファイルを選択して「F2」キーを押すだけで、新たなファイル名が入力できる状態になるわよ。あと、ファイル名を一括で変更できるソフトもあるから、そういったツールを使ってみるのもおすすめよ。

③フォルダ分けのルール

次は、ファイルをカテゴリーごとに管理するための、フォルダ分けのルールを決めるわよ。まず、フォルダ名だけど、フォルダの先頭に番号を付けるようにしましょう。「01」「02」という具合に、2桁で表示するのがポイントよ。たとえば「01_家計簿」「02_レシピ」といった感じにね。10以上の数字になっても、きちんと1から順番にフォルダが並ぶわよ。
もし、フォルダ数が多くなりそうな場合は、初めから「001」「002」という風に3桁の番号にしておくといいわ。
そしてこの番号は、使用頻度の高い順に振っておくのがおすすめ。検索したときによく使うフォルダが上にくるから、ファイルを探しやすくなるわ。

それぞれのフォルダには、用件ごとに関連するファイルをすべて保存するの。「02_レシピ」のフォルダには、実際のレシピ原稿のファイルはもちろん、レシピ原稿を作った際に下書きにしたファイルやレシピに貼り付けた写真のデータなんかも保存しておくのよ。

あと、フォルダ内に別のフォルダを入れることがあるけれど、その場合は、大きなカテゴリーから小さなカテゴリーになるようにするのがよいわね。「02_レシピ」のフォルダ内に「01_レシピ原稿」「02_画像」…のようにね。この時、階層は多くても3階層くらいまでにしておくと、探すときに迷子にならずにすむわよ。

整理整頓の維持には、古いデータと不要なデータの処理が大切よ！

ここまでやればパソコンのファイルがかなり整理できているはずね。だけど、お部屋の片付けのように、パソコンのファイルの整理も、きれいな状態をずっと保ち続けることが大切なの。

そのためには、まず古いデータは定期的に専用フォルダを作ってまとめておくのよ。たとえば「過去」や「old」といったフォルダ名をつけて、ファイルの作成から一定期間が経過したデータを、全てこのフォルダに移動しておくの。

そしてこの古いデータは、いつまでもパソコンのハードディスクの中に残したままにせずに、時期が来たら削除することも必要よ。そのために、定期的に古いデータのバックアップをとっておくとよいわね。外付けハードディスクやDVD-Rのような外部メディアに保存しておくの。バックアップをとっておけば、もう古いデータは不要になるでしょう？だから、心置きなく削除できるわよね。

こうやって「1年に1回」などと時期を決めて、古いファイルのバックアップと削除を行うことで、パソコンのフォルダは常に整理された状態を維持できるのよ！