個人情報保護方針
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当社、長谷工システムズは、ダイレクトメールの発送代行･カラー印刷･オンデマンド印刷業、各種事務機器のレンタル業、リース業、中古パソコン販売業、システム開発･情報処理サービス･文書保管サービス･保険代理店を行っています。
高度情報通信社会における個人情報保護の重要性を認識し、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めます。
当社は、個人情報を、あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で、適法かつ公正な手段によって取得いたします。
当社は、個人情報を第三者に提供する場合には適切な取り扱いをいたします。
当社は、個人情報保護に関する法令、国が定める指針・ガイドラインを遵守し、個人情報の適正な取扱いと保護に努めます。
当社は、取扱う個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止、その他個人情報の安全管理のため、取扱規程等の整備および安全管理措置について実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じます。
当社はご本人から受領した個人情報について、利用目的の通知・開示、第三者提供記録又は第三者提供を受けた記録の開示、訂正等、利用停止、第三者提供の訂正、消去を求められた場合には、法令に基づき、速やかに対応します。
当社における個人情報の取扱に関するご質問・苦情処理に関しては下記お問い合わせ窓口までご連絡ください。
当社は、この方針を実行するため、個人情報保護マネジメントシステムを策定し、これを当社従業者その他関係者に周知徹底させて実施し、維持し、継続的に改善致します。
2005年6月30日 制定
2022年7月11日 改訂
東京都港区芝2-32-1
株式会社長谷工システムズ
代表取締役社長 松山 浩
株式会社長谷工システムズは2006年3月31日一般財団法人日本情報経済社会推進協会からプライバシーマークの認定を受けました。
「プライバシーマーク制度」とは一般財団法人日本情報経済社会推進協会が、個人情報の取扱について適切な保護措置を講ずる体制を整備している民間事業者等に対し、その旨を示すマークとしてプライバシーマークを付与し、事業活動に関して、プライバシーマークの使用を認証する制度です。
更新認定年月日：2022年3月31日
認定番号：第10190376（09）号
当社の保有する個人情報に関し、「個人情報の保護に関する法律」（以下「法」という。）及び「JISQ15001：2017」に基づき、
以下の事項を「公表」致します。
株式会社長谷工システムズ
当社の個人情報保護管理者は、執行役員 関谷 謙輔です。
尚、個人情報保護管理者に対するご連絡につきましては、5.に記載のお問合せ先までお申し出下さい。
お客様から、直接書面に記載された個人情報を取得する場合（ホームページ等での取得を含む）は、その都度、利用目的を明示し同意を得ます。
それ以外で直接個人情報を取得する場合又は間接的に個人情報を取得する場合は、以下の利用目的の範囲内で取り扱います。
| 個人情報の類型 | 利用目的 | |
| 1 | お客様の取引に関する個人情報 | 見積書、注文書、注文請書、請求書の送付並びに商品の配送・回収その他取引上必要な連絡管理業務のために利用 |
| 2 | 「開示等の求め」及び「苦情」「問い合わせ」に伴って取得した個人情報 | 「開示等の求め」及び「苦情」「問い合わせ」の対応のために利用 |
| 3 | 顧客企業から委託を受けて配布した「アンケート」の回収に伴って取得した個人情報 | 顧客企業（調査主体）に提出するアンケートデータ集計、及びアンケート謝礼等送付（調査実務担当として）のために利用 |
| 4 | 当社の従業員、退職者及び求職者等の個人情報 | 採用及び従業員管理（人事・労務等）のために利用 |
| 5 | 当社の個人情報マネジメントシステムの運用に伴って取得した個人情報 | 個人情報マネジメントシステムの運用管理に利用 |
＊ご本人様が当社に個人情報を与えることの任意性並びにその情報を与えなかった場合のご本人様に生ずる事項個人情報の提出はご本人様の任意ですが、当社の業務遂行上、必要なものです。不十分・不正確な情報の提供もしくは提供を拒絶されたことにより、当社の業務遂行に支障をきたし、ご本人様に連絡が届かない、犯罪等危険に巻き込まれる等の不利益が発生した場合の結果はご本人様に帰属いたします。
＊お客様のCookie情報、位置情報、閲覧履歴その他のパーソナルデータを、お客様に提供するサービスや広告の内容をより適したものとするために利用することがあります。
| 個人情報の類型 | 利用目的 | |
| 1 | ダイレクトメール印刷、発送業務でお預かりする個人情報 | ダイレクトメール印刷、発送業務の為に利用 |
| 2 | ホームページの運営・会員管理業務でお預かりする個人情報 | ホームページの運営・会員管理業務の為に利用 |
| 3 | データ入力の為にお預かりする個人情報 | 顧客データの運用管理の為に利用 |
| 4 | ＷＥＢメール配信業務でお預かりする個人情報 | ＷＥＢメール配信業務の為に利用 |
| 5 | アンケート実施に係わる業務でお預かりする個人情報 | アンケート実施に係わる業務の為に利用 |
| 6 | 契約書等のスキャニング業務でお預かりする個人情報 | 契約書等のスキャニング業務の為に利用 |
| 7 | その他、個人情報の加工、印刷、発送に係わる業務でお預かりした個人情報 | 個人情報の加工、印刷、発送に係わる業務の為に利用 |
| 8 | お客様からお預かりした保管文書にある個人情報 | 文書保管業務の為 |
| 9 | 保険の契約・解約・請求等に係る業務でお預かりした個人情報 | 各保険会社の委託を受けて行う各社損害保険、生命保険及びこれらに附帯・関連するサービス業務の為に利用（＊） |
＊）なお、当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの会社のホーム ページに記載してあります。
2020年7月1日付けにて、株式会社長谷工アネシス保険サービス事業部を吸収による個人情報の取得があります。
当社は書面、Eメール、口頭等で取得した個人情報を、以下の相手先と共同利用させていただく場合があります。
| 個人情報の類型 | 情報詳細 |
| ①共同して利用する者の範囲 | 長谷工グループ各社（詳細はこちらのリンクをご参照ください。）https://www.haseko.co.jp/hc/company/group.html |
| ②共同して利用する個人データの項目 | 当社及び長谷工グループ各社が取得した個人情報のうち、長谷工グループ各社が下記利用目的の達成に必要とする、氏名、住所、電話番号、E-mailアドレス、購買履歴、その他取引で取得する情報、Web・SNS等の閲覧履歴、行動履歴等 |
| ③共同利用の目的 |
A.顧客及び取引先・協力業者（以下「顧客等」）に関する個人情報
B.当社及び長谷工グループ各社の従業員に関する個人情報
|
| ④共同利用の管理責任者 | 東京都港区芝2-32-1 株式会社長谷工システムズ 代表取締役社長 松山 浩 |
当社では、取得させていただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめ同意を得ることなく、第三者提供は致しません。但し、以下の場合は除くことと致します。
| 提供先 | 提供目的 | 提供する項目 | 提供する手段・方法 | 個人情報保護の 契約等方法 |
| 給与振込 金融機関 |
給与等振込 | 氏名・口座情報 | ファームバンキング | 約款 |
| お客様等 | 入館手続き | 氏名・会社名・画像 | 来訪者受付カード・ 防犯カメラ・ホームページ |
なし（但し、プライバシーマーク運用のため） |
| 安否確認 委託会社 |
安否確認 | 氏名・社員番号・ メールアドレス |
メールからのアクセス | 契約 |
| ストレスチェック 委託会社 |
健康管理 | 氏名・社員番号・ 健康状態 |
メールからのアクセス | 契約 |
当社の業務の遂行上、お預かりしている個人情報を業務委託先に預託する場合は、守秘義務等によって業務委託先に個人情報保護を義務付けるとともに、業務委託先が適切に取り扱うように十分な管理を致します。
個人データの適正な取り扱いの確保の為に、「関係法令・ガイドライン等の遵守」「質問及び苦情処の窓口」等について、基本方針を策定しています。
取得、利用、保存、削除・廃棄等の段階ごとに取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について社内規定を策定しています。
従業者に対して個人情報保護の重要性を理解させ、継続的かつ定期的に教育・啓発を行っています。
外国において個人データを取り扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じています。
当社が保有するご本人の保有個人データに関して、ご本人自身の情報の開示を希望される場合には、お申出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、合理的な期間及び範囲で回答します。
当社が保有するご本人の保有個人データに関して、ご本人自身の情報の内容について訂正、追加または削除をご希望される場合には、お申出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間及び範囲で情報の訂正、追加または削除をします。
当社が保有するご本人の保有個人データに関して、ご本人自身の情報の利用停止または消去をご希望される場合には、お申出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、合理的な期間及び範囲で利用停止または消去します。
これらの情報の一部または全部を利用停止または消去した場合、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがあります。（なお、関係法令に基づき保有しております情報については、利用停止または消去のお申し出に応じられない場合があります。）
当社のご本人の保有個人データに関する開示等（上記（1）～（3））のお申し出は、以下の方法にて受付けます。なお、この方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますので、ご了承ください。
※1・※2 いずれにおいても、本籍地に係わる情報は黒塗りして添付のほどお願いします。
〒105-8507
東京都港区芝2-32-1
株式会社長谷工システムズ 管理部 個人情報保護事務局
「開示等請求」につきましては、1件につき1,000円（消費税込）の手数料をお支払いいただきます。所定の手数料の振込みが確認できた場合、手続きを開始します。
但し、回答しかねる場合も同封書類の返却、返金はいたしません。
開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲内のみで取り扱うものと致します。提出していただいた書類は、開示等の求めに対する回答書面を発送してから２年間保存し、その後廃棄させていただきます。
次に定める場合には、開示等のご請求には対応いたしかねます。尚、そのような決定をした場合は、その旨及び理由を付記して、申請者の申請書記載住所宛に書面にて通知いたします。また、開示の請求に対応いたしかねる場合においても上記所定の手数料を請求させていただきます。
当社の個人情報（保有個人データを含む）の取扱いに質問及び苦情等のお問合せは、以下の窓口までお願いします。
03-6660-2251
当社は次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっています。
但し、当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございませんので、ご注意下さい。
03-5860-7565
0120-700-779
当社は、以下の方針に基づき、個人番号及び特定個人情報の適正な取り扱いに努めます。
当社は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）の取り扱いに関し、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（マイナンバー法）」及び「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン（事業者編）」、並びに「個人情報の保護に関する法律」を遵守します。
当社は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のために、別途「個人番号及び特定個人情報取扱規程」を定め、これを遵守します。
当社は、特定個人情報の取り扱いを第三者に委託することはありません。
当社は、特定個人情報等の取り扱いを継続的に改善するよう努めます。
当社は本人またはその代理人から、当該特定個人情報等の開示の求めがあったときは、次の各号の場合を除き、遅滞なく回答します。
当社の特定個人情報等の取り扱いに関する質問又は苦情につきましては以下にお問い合わせ下さい。
2005年10月19日 制定
2015年2月17日 改訂
株式会社長谷工システムズ
代表取締役社長 松山 浩
株式会社長谷工システムズ（以下「当社」という）では、特定個人情報の重要性を踏まえ、特定個人情報を取り扱う際には、特定個人情報保護に関する法令・国が定める指針・その他の規範を遵守し、特定個人情報の保護を推進してまいります。以下の内容をご理解のほどよろしくお願いいたします。
株式会社長谷工システムズ
当社は、役員・従業員、従業員の家族等の特定個人情報を含む情報及び不動産使用料、報酬等の支払いに係わる貸主の特定個人情報を含む情報を、番号法、特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン（事業者編）に基づき、以下の目的の範囲で利用いたします。
| 項 目 | 利用目的 | 取扱部署 | |
| 1 | 社員の特定個人情報と家族の特定個人情報（個人番号・氏名・住所・電話番号・生年月日など社会保険手続きに必要な情報） | 健康保険・厚生年金保険・雇用保険加入等事務及び源泉徴収票作成事務 | 管理部 |
| 2 | 不動産使用料、報酬等の支払いに係わる特定個人情報（個人番号・氏名・住所・電話番号・生年月日など税務当局に必要な情報） | 支払調書作成事務 | 管理部 |
提供いただいた特定個人情報は、以下のいずれかに該当する場合を除き、第三者に対して開示いたしません。
① 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人のご同意をいただくことが困難な場合
特定個人情報の紛失、破損、改ざん、漏えいなどの危険に対して、技術面及び組織面において適切な安全対策を講じ、保管・管理を行います。
開示・訂正・追加・削除・拒否権についてのお問い合わせは下記お問い合わせ先までご連絡ください。法令及び規範の要請範囲での業務について、役員・従業員からの削除、利用停止の要請に応じることはできません。
但し、法令及び規範の要請範囲でないと思われる取扱いがあった場合、特定個人情報保護管理責任者にご相談いただければ、内容を確認したうえで対処いたします。
当社では「特定個人情報」の本人又は、その代理人からの利用目的の通知、開示、訂正・追加又は削除、利用停止又は消去、第三者への提供の停止（以下「開示等」という。）の求めに応じております。
開示等の求めは下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお申し出下さい。
開示等の求めを行う場合は、次の申請書（Ⅰ）をダウンロードし、所定の事項を全て記入の上、本人確認のための書類（Ⅱ）を同封し、上記宛でご郵送下さい。尚、封筒には「開示等請求書類在中」とお書き添え下さい。
開示請求書のPDFファイルをご覧になるにはAcrobat Readerが必要です。ダウンロードされる方は、こちらをクリックして下さい。
運転免許証、パスポート、健康保険証、年金手帳のコピー（どれか1点）
＊本籍地に係わる情報は黒く塗りつぶして添付のほどお願いします。
「開示等の求め」をする者が未成年者若しくは成年被後見人であるご本人様の法定代理人である場合、又は開示等の求めをすることにつきご本人様が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類を同封して下さい。
・ 法定代理権があることを確認するための書類 1通
（戸籍謄本、成年被後見人の法定代理人である場合には登記事項証明書、親権者の場合には扶養家族が記入された保険証のコピーも可）
・ 法定代理権があることを確認するための書類 1通
（法定代理人の運転免許証又は、パスポート等公的書類のコピー）
＊本籍地に係わる情報は黒く塗りつぶして添付のほどお願いします。
・ 委任状 1通
・ 本人の印鑑証明書 1通
・ 代理人本人であることを確認するための書類 1通
（代理人の運転免許証又はパスポート等、公的書類のコピー）
＊本籍地に係わる情報は黒く塗りつぶして添付のほどお願いします。
1件の申請につき、1,000円（消費税込）をお支払い下さい。書類が到着次第、振込口座を別途ご連絡いたします。所定の期間内に入金が確認できなかった場合は、開示等の求めがなかったものとして対応させていただきます。
申請者の申請書記載住所宛に書面にてご回答申し上げます。
開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲内のみで取り扱うものと致します。提出していただいた書類は、開示等の求めに対する回答書面を発送してから２年間保存し、その後廃棄させていただきます。
次に定める場合には、開示等のご請求には対応いたしかねます。尚、そのような決定をした場合は、その旨及び理由を付記して、申請者の申請書記載住所宛に書面にて通知いたします。また、開示の請求に対応いたしかねる場合においても上記所定の手数料を請求させていただきます。
当社の特定個人情報の取扱いに関する質問及び苦情処理につきましては、以下の窓口までお願いします。
2005年10月19日 制定
2015年2月17日 改訂
株式会社長谷工システムズ
代表取締役社長 松山 浩
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